「社内でスムーズに情報共有をしたい」
「情報共有ツールにはたくさんの種類があるけど、どれを選べば良いの？」
現在、このように考えている方もいるでしょう。
社内情報をスムーズに共有できる環境をつくれば、コミュニケーションを活発化できます。また、口頭以外の手段でも情報を共有できるので、業務効率化にもつながるでしょう。
そこで本記事では、社内情報共有ツールのおすすめ13選を紹介します。選び方もあわせて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
この記事の内容
社内情報共有ツールとは？
社内情報共有ツールとは、社内の情報や連絡、データなどをスムーズに共有できるシステムです。
従来は、情報共有の手段が口頭やメールなどに限定されていたので、タイミングによっては情報共有に時間がかかることもあったでしょう。
しかし、社内情報共有ツールを導入すれば、情報共有の手段を拡張でき、時間や場所を問わずコミュニケーションを取れる環境をつくれます。
また、社内の重要なナレッジやノウハウを一元管理できるのも魅力です。
社内情報共有ツールにはさまざまな種類があるので、企業に合ったシステムを導入しましょう。
社内情報共有ツールの主な種類
社内情報共有ツールの主な種類は、以下の5種類になります。
- ビジネスチャットタイプ
- ファイル・ナレッジ共有タイプ
- グループウェア
- 社内Wiki
- タスク共有タイプ
ビジネスチャットタイプ
1つ目は、ビジネスチャットタイプです。
ビジネスチャットタイプは、メッセージや画像を利用して情報を共有するツールです。
リアルタイムに情報を共有できるのはもちろん、情報の履歴を残せるので情報の再確認も可能です。
ファイル・ナレッジ共有タイプ
2つ目は、ファイル・ナレッジ共有タイプです。
ファイル・ナレッジ共有タイプは、データファイルや付随する情報の共有を簡単に行えるツールです。
データファイルはインターネット上に保管されます。保管したデータをもとにチームで共同編集できるため、シームレスに業務を進められるでしょう。
グループウェア
3つ目は、グループウェアです。
グループウェアは、組織内の業務効率化を推進するためのソフトウェアです。
主な機能には、以下のようなものがあります。
- スケジュール管理機能
- タスクの管理機能
- 文書管理機能
- コミュニケーション機能
- ワークフロー(各種手続きを行う機能)
業務において便利な機能を網羅しているため、グループウェア一つでも、あらゆる業務を効率化できます。
社内Wiki
4つ目は、社内Wikiです。
社内wikiとは、社内情報をWikipediaのように蓄積・共有するツールです。
社員の誰もが記事ページを編集・閲覧でき、業務マニュアルや各種申請手続き方法など、さまざまな情報を共有できます。
社内Wikiに載っている情報をいつでも閲覧できる環境をつくれるため、人材育成コストの削減にもつながるでしょう。
タスク共有タイプ
5つ目は、タスク共有タイプです。
タスク共有タイプは、メンバーのタスク管理・共有をするためのツールです。タスクの進捗状況を可視化できるため、対応漏れの予防ができ業務効率化にもつながります。
社内情報共有ツールの選び方6つ
- 料金は予算に見合っているか
- 自社の導入目的を達成できるか
- 操作性がシンプルで優れているか
- セキュリティ対策は万全か
- 既存ツールとのシステム連携は可能か
- 無料プランやトライアル期間を設けているか
料金は予算に見合っているか
まずは、料金が予算に見合っているかを確認しましょう。
基本的に各ツールには複数のプランが用意されており、機能が充実しているほど料金も高くなります。検討する際は、予算内かつ自社に必要な機能が揃ったプランを選んでください。
自社の導入目的を達成できるか
自社の導入目的を達成できるかも、重要です。
先述したように社内情報共有ツールには複数の種類があるので、まずは自社が導入すべき種類を見極めましょう。
自社の情報共有における課題を洗い出せば、自ずと必要なツールの種類も明確になります。
例えば、メッセージによる情報共有を活性化させたい場合はビジネスチャットタイプ、手軽に社内情報を掲示できる環境づくりには社内Wikiが適しています。
操作性がシンプルで優れているか
操作性がシンプルで優れているかも、確認してください。
ツール操作方法の学習に時間を取られると、本来の業務にも支障が出るでしょう。どんなに有能なツールでも、利用しづらければ社内に浸透しません。
実際の操作感を確認するには、無料トライアルの利用がおすすめです。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策は万全かも、重視すべきポイントです。
社内情報には機密事項も含まれるため、決して漏洩することがあってはなりません。
安心して利用を継続するためにも、セキュリティ対策の内容はきちんと確認しておきましょう。
既存ツールとのシステム連携は可能か
既存ツールとのシステム連携可否も、確認しましょう。
すでに自社で利用しているツールと連携できれば、より業務効率化を図れます。
連携可能な既存ツールは、社内情報共有ツールによって異なるのでよく確認してください。
無料プランやトライアル期間を設けているか
無料プランやトライアル期間を設けているかも、確認しましょう。
はじめて社内情報共有ツールを導入する際は、まず無料プランを利用するのもおすすめです。ただし、無料プランは基本的に搭載機能や保存容量に限度があるので、本格的な利用にはあまり向きません。
また、有料のプランは無料トライアル期間を設けている場合が多いです。
実際の操作感を確認してからツールを比較検討するためにも、ぜひ無料トライアルを活用してください。
ビジネスチャットタイプの社内情報共有ツール
それでは、ビジネスチャットタイプでのおすすめ3つを紹介します。
- ChatWork（チャットワーク)
- Slack（スラック）
- LINE WORKS（ラインワークス）
ChatWork（チャットワーク)
| 運営会社 | Chatwork株式会社 |
|---|---|
| 利用料金（税込） | フリープラン：無料 ビジネスプラン 550円（年間契約） 660円（月額契約） エンタープライズプラン 880円（年間契約） 1,056円(月間契約) ※1ユーザーあたり |
| 機能 | メッセージ機能 タスク管理機能 ファイル管理機能 ビデオ・音声通話機能など |
| システム連携 | 〇（メール、受付システム、カレンダーなど） |
| 導入事例 | 合同会社DMM GAMES 株式会社クレバージャパン 株式会社サンキなど |
| 無料トライアル | 〇（1か月） |
ChatWorkは、シンプルで操作性に優れたビジネスシーン向けチャットツールです。
導入企業は34.3万社以上。
タスク管理やファイル管理などの機能も搭載されているので、円滑な情報共有を実現できます。
Slack（スラック）
| 運営会社 | Slack |
|---|---|
| 利用料金 | フリープラン：0円 プロプラン 925円（年間契約） 1,050円（月額契約） ビジネスプラスプラン 1,600円（年間契約） 1,800円（月額契約） Enterprise Gridプラン：要問い合わせ ※1ユーザーあたり |
| 機能 | メッセージ機能 ファイル管理機能 音声ビデオ機能など |
| システム連携 | 〇（勤怠管理システムなど） |
| 導入事例 | JR西日本 三菱重工 株式会社カクイチなど |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
Slackは、検索機能が充実したビジネスシーン向けのビジネスチャットです。
閲覧したいメッセージやファイルなどには迅速にアクセスできます。
なお、メッセージ画面では「〇〇さんが入力しています」と表示する機能もあり、メンバーの対応状況をリアルタイムで把握可能です。
LINE WORKS（ラインワークス）
| 運営会社 | ワークスモバイルジャパン株式会社 |
|---|---|
| 利用料金（税込） | フリープラン：0円 スタンダードプラン 495円（年間契約） 594円（月額契約） アドバンストプラン 880円（年間契約） 1,056円（月額払い） ※1ユーザーあたり |
| 機能 | トーク機能 カレンダー機能 アンケート機能 タスク管理機能など |
| システム連携 | 〇（チャットボット、勤怠管理システム、セキュリティシステムなど） |
| 導入事例 | ミサワホーム株式会社 株式会社テレビ朝日 株式会社ベストランド JA鹿児島きもつき（鹿児島きもつき農業協同組合）など |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
LINE WORKSは、チャットアプリ「LINE」をビジネスシーンでの利用向けにしたチャットツールです。導入実績は10万社以上。
管理者となる人が会社や組織のアカウントを作成しメンバーを追加すれば、さまざまな機能を使ってコミュニケーションを取れます。
無料プランでも100名まで利用可能なため、コストを抑えたい方にも適しているでしょう。
ファイル・ナレッジ共有タイプの社内情報共有ツール
次に、ファイル・ナレッジ共有タイプのおすすめ2つを紹介します。
- セキュアSAMBA
- DropBox business
セキュアSAMBA
| 運営会社 | Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社 |
|---|---|
| 月額料金（税込） | フリープラン：0円 スモールプラン：16,500円 スタンダードプラン：27,500円 ビジネスプラン：38,500円 |
| 機能 | ファイル管理 ファイルごとのバージョン管理 検索機能 セキュリティ機能など |
| システム連携 | 〇（文書管理システムなど） |
| 導入事例 | 株式会社ユニメディア スターティアウィル株式会社 クラウドサーカス株式会社 京都光華女子大学 法村社会保険労務士事務所など |
| 無料トライアル | 〇（1か月） |
セキュアSAMBAは、インターネット環境下で時間や場所を問わず安全にファイル共有できるツールです。
アクセス経路とファイルはすべて暗号化されているので、安心して利用できます。
複数のプランが提供されていますが、容量やオプションは要望に合わせての設定も可能です。
DropBox business
| 運営会社 | DropBox |
|---|---|
| 月額料金 | 1,500円 ※1ユーザあたり、5ユーザーから利用可能 |
| 機能 | ファイル共有機能 バックアップ機能 セキュリティ機能など |
| システム連携 | 〇（30万件以上のアプリと連携可） |
| 導入事例 | SUNTORY メルカリ 株式会社電通グループなど |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
DropBox businessは、インターネット上にデータを保存できるサービス「Dropbox」 にビジネス向けの機能を追加したツールです。
容量は無制限のためローカルフォルダ感覚ですべてのファイルを管理できます。
なお、高速同期も可能なため、重い動画や大量のファイルでもアップロードにストレスはありません。
30日間の無料トライアルも嬉しいポイントです。
グループウェアの社内情報共有ツール
グループウェアのおすすめは、以下2つになります。
- サイボウズOffice
- Googleワークスペース
サイボウズOffice
| 運営会社 | サイボウズ株式会社 |
|---|---|
| 利用料金（税込） | スタンダードコース 6,468円（年間契約） 550円（月額契約） プレミアムコース 10,345円（年間契約） 880円（月額契約） ※1ユーザーあたり、契約は5ユーザーから |
| 機能 | 掲示板 メッセージ ワークフロー スケジュール管理 ファイル管理など |
| システム連携 | 〇（Googleカレンダー、勤怠管理システム） |
| 導入事例 | 株式会社進々堂 株式会社Fine T&H 株式会社福井 川之江造機株式会社 株式会社いいなダイニング |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
サイボウズOfficeは、多くの中小企業から支持されているグループウェアです。
低料金でありながら、ビジネスに必要な機能を一通り利用できる点が魅力。
シンプルなUIとスムーズな動作にも定評があり、約70,000社の導入実績を持ちます。
Googleワークスペース
| 運営会社 | |
|---|---|
| 月額料金（税込） | Business Starterプラン：748円 Business Standardプラン：1,496円 Business Plusプラン：2,244円 Enterpriseプラン：要問い合わせ ※1ユーザーあたり |
| 機能 | メール ファイル管理 文書管理 オンライン会議など |
| システム連携 | 〇（ワークフローシステムなど） |
| 導入事例 | 森ビル株式会社 株式会社帝国ホテル J.フロント リテイリング株式会社 株式会社アクティブプラス 全日本空輸株式会社など |
| 無料トライアル | 〇（14日間） |
Google Workspaceは、ビジネスに必要な機能を集約した、業務効率化を支援するグループウェアです。
社内情報共有をスムーズにできるのはもちろんのこと、セキュリティ対策も徹底されています。
細かい管理権限の設定も可能なため、多くの社員を抱える企業でも利用しやすいでしょう。
社内Wikiの社内情報共有ツール
続いて、社内Wikiのおすすめ3つを紹介します。
- NotePM（ノートピーエム）
- Qast（キャスト）
- DocBase（ドックベース）
NotePM(ノートピーエム)
| 運営会社 | 株式会社プロジェクト・モード |
|---|---|
| 月額料金（税込） | プラン8：4,800円 プラン15：9,000円 プラン25：15,000円 プラン50：30,000円 プラン100：60,000円 プラン200：120,000円 |
| 機能 | 動画共有機能 強力な検索機能 レポート機能 マニュアル作成機能 コメント機能など |
| システム連携 | 〇（ビジネスチャットなど） |
| 導入事例 | 住信SBIネット銀行株式会社 株式会社ラクス 株式会社八天堂 京王電鉄株式会社 株式会社赤鹿地所など |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
NotePMは、7,000社にのぼる導入実績のある、社内Wiki作成ツールです。
報告書や議事録、ビジネス戦略などのさまざまなテンプレートが、無料でダウンロードできるので効率的に社内Wikiを作成できます。
また、コメント機能を利用すればフィードバックもできるので、双方向のコミュニケーションも可能です。
Qast（キャスト）
| 運営会社 | any株式会社 |
|---|---|
| 利用料金 | 要問い合わせ 機能 目次設定 リアクションボタン 匿名での質問・回答 ファイル添付機能など |
| 機能 | 目次設定 リアクションボタン 匿名での質問・回答 ファイル添付機能など |
| システム連携 | 〇（メール、ビジネスチャットツールなど） |
| 導入事例 | JR東日本ビルテック株式会社 株式会社日本旅行 HENNGE株式会社 株式会社Mellowなど |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
Qastは、シンプルなUIを特徴とする社内Wiki作成ツールです。
業種や職種問わず簡単に利用できる操作性が好評で、導入実績は4,000社以上。
また、ツール提供に留まらずナレッジ経営を組織に定着させるサポート体制もあるので、安心して導入・利用できます。
DocBase（ドックベース）
| 運営会社 | 株式会社クレイ |
|---|---|
| 月額料金（税込） | スタータープラン：990円 ベーシックプラン：4,950円 レギュラープラン：9,900円 ビジネス100プラン：21,450円 ビジネスプラン：43,450円 |
| 機能 | 文書管理機能 高度な検索機能 チーム管理機能など |
| システム連携 | 〇（ビジネスチャットツールなど） |
| 導入事例 | 株式会社LINICA 株式会社マイナビ 株式会社キュア・アップ 株式会社サイバーエージェント宣伝本部 株式会社アイリッジなど |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
DocBaseは、登録実績10,000社の社内Wiki作成ツールです。
さまざまなテンプレートを利用して手軽に情報を共有可能。高度な検索機能を利用すれば、希望する情報へのアクセスも手軽に行えます。
DocBaseは、オンライン議事録や外部メンバーへの情報共有など、テレワークのシーンでも積極的に活用されています。
タスク共有タイプの社内情報共有ツール
タスク共有タイプのおすすめ社内情報共有ツールは、以下の3つです。
- Stock（ストック）
- Todoist
- Trello（トレロ）
Stock（ストック）
| 運営会社 | 株式会社Stock |
|---|---|
| 利用料金（税込） | フリープラン：0円 ビジネス5プラン 2,178円（年間契約） 3,278円（月額契約） ビジネス10プラン 3,828円（年間契約） 4,928円（月額契約） ビジネス20プラン 7,128円（年間契約） 8,228円（月額契約） ビジネス30プラン 12,540円（年間契約） 13,640円（月額契約） |
| 機能 | ノート機能 タスク管理機能 メッセージ機能 誤削除防止機能など |
| システム連携 | 〇（ビジネスチャットツールなど） |
| 導入事例 | きずな綜合会計事務所 奈良動物医療センタ ー 株式会社シタシオンジャパン 松山ヤクルト販売株式会社など |
| 無料トライアル | 〇（期間は要問い合わせ） |
Stockは、画面がシンプルでITに詳しくない人でもすぐに使いこなせます。
ノート機能とタスク機能は、オフライン環境でも利用可能です。
また、利用に関する問い合わせには遅くとも1営業日以内に対応しているので、迅速に不明点を解消できます。
Todoist
| 運営会社 | Doist |
|---|---|
| 利用料金 | 無料プラン：0円 プロプラン 488円（年間契約） 588円（月額契約） ビジネスプラン 688円（年間契約） 888円（月額契約） |
| 機能 | タスク管理 ファイル管理など |
| システム連携 | 〇（メール、カレンダーツール、音声アシスタントツールなど） |
| 導入事例 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 〇（期間は要問い合わせ） |
Todoistは、「一生使えるタスク管理ツール」をコンセプトにした、操作性に優れたタスク共有ツールです。
シンプルな画面でタスクの一元管理をしたい方におすすめです。
また、低料金で利用できるためコスト削減にもつながります。
Trello（トレロ）
| 運営会社 | Atlassian |
|---|---|
| 利用料金 | フリープラン：0円 スタンダードプラン 5ドル(約709円)（年間契約） 6ドル(約851円)（月額契約） プレミアムプラン 10ドル(約1,418円)（年間契約） 12.50ドル(約1,773円)（月額契約） エンタープライズプラン 210.00ドル(約29,785円)/年（年間契約） 17.50ドル(2,482円)（月額契約） ※1ユーザーあたり |
| 機能 | タスク管理 ワークフロー管理 単純作業を自動化できるButler機能など |
| システム連携 | 〇（カレンダーツール、ビジネスチャットツールなど） |
| 導入事例 | Visa Coinbase Unicefなど |
| 無料トライアル | 〇（期間は要問い合わせ） |
Trelloは、カンバン方式(カードを動かしながら視覚的にタスク管理をする方式)のタスク共有ツールです。
非常にシンプルな画面にて直感的にタスクを管理できます。
また、単純作業を自動化できるButler機能も搭載されています。Butler機能によりリストの移動など一般的なアクションの自動化も可能なため、業務を効率化できます。
社内情報共有ツールを利用するメリット5つ
社内情報共有ツールを利用するメリットは、以下の5つです。
- 社内情報を効率的に共有できる
- 情報を資産として蓄積できる
- テレワークの際も情報を共有しやすい
- 社内コミュニケーションの活性化につながる
- 情報公開範囲を設定できる
社内情報を効率的に共有できる
まずは、社内情報を効率的に共有できることです。
紙媒体や口頭よりも、インターネット上で正確かつ迅速に情報を伝達できます。
また、メールやチャットをはじめ、複数媒体の掛け合わせで、即レスが必要な事項、確認だけしてほしい内容など区分分けも容易に行えるでしょう。
情報を資産として蓄積できる
社内情報共有ツールにより、情報を資産として蓄積できます。
情報はすべて社内情報共有ツールに集約すると決めておけば、ノウハウの属人化を防げます。
なお。新入社員に社内規定や業務のノウハウを伝えるときも、社内情報共有ツールを利用すると効率的でしょう。
テレワークの際も情報を共有しやすい
テレワークの際も情報を共有しやすくなります。
情報共有ツールは、場所を問わず情報を共有できるのでテレワークでも積極的に活用できます。
モバイル対応のツールなら、外出時でも情報の共有と閲覧がスムーズに行えるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化につながる
社内情報共有ツールを利用すれば、社内コミュニケーションの活性化につながります。
口頭による情報共有は、お互いに手が空いているタイミングでない限り難しいでしょう。
そこで、情報共有ツールを利用すれば、時間を問わず相手に情報を共有できるのでコミュニケーションの機会を増やせます。
情報公開範囲を設定できる
情報公開範囲を設定できることも、メリットとして挙げられます。
業務においては、部署内のみなど一部のメンバーだけで共有したい情報も出てくるでしょう。
その際は公開範囲設定をすれば、特定のユーザーにのみ情報を届けられます。
まとめ：社内情報共有ツールを導入して業務効率化を図ろう
社内情報共有ツールは、情報共有のコストを削減し業務効率化を実現する、画期的なシステムです。
自社の課題や目的に合わせて、ツールを選びましょう。
すでに自社で導入しているツールと連携ができれば、より業務効率化を実現できます。また、操作感を試してから比較検討するためにも、無料トライアルを積極的に活用してください。
情報共有に特化したツールを導入し、ストレスフリーなコミュニケーション環境を構築しましょう。
