資料作成ツールおすすめ7選！利用の注意点やメリットについても紹介

「資料作成ツールで業務を効率よく進めたい」
「資料作成ツールを導入したいけど、どのように選ぶべきだろうか？」

資料作成でお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、資料作成ツールのおすすめ7選を紹介しています。

利用時の注意点やメリットも紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

資料作成ツールは大きく2種類

資料作成ツールは大きく以下2つに大別されます。

1. クラウド型
2. オフライン型

クラウド型ツール

クラウド型は、クラウド環境のオンラインで資料作成と保存ができるツールです。
昨今新規でリリースされている資料作成ツールは、クラウド型が増えています。
作成資料の共有も容易にできるため、共同編集をする際は非常に便利です。

今後は、クラウド型ツールが主流になっていくでしょう。

オフライン型ツール

オフライン型は、自身が所有するパソコンをはじめ、特定のローカル環境で使用できるツールです。

現在はクラウド型ツールが普及しており、オフライン型ツールの使用機会は少なくなりました。
データの保存には、フラッシュメモリなどを用います。

資料作成ツールを選ぶときのポイント

それでは、資料作成ツールを選ぶときのポイントについて解説します。

1. 作成資料の目的に合わせて選ぶ
2. 機能の充実度で選ぶ
3. 導入・運用にかかる料金で選ぶ
4. 社員が感じる使いやすさで選ぶ

作成資料の目的に合わせて選ぶ

まず大切なのは、作成資料の目的に合わせて選ぶことです。

どのような目的で資料を作成するかを明確にすれば、相応しい資料作成ツールも決まります。

資料作成ツールは多くの種類がありますが、それぞれ何らかのコンセプトに沿ってつくられています。
例えばプレゼンで使う資料であれば、スライド式資料が作成できるツールが適しているでしょう。

また業務マニュアルの作成には、動画のテンプレートが搭載されたツールも選択肢です。

デザインに凝った資料をつくりたい場合は、多種のテンプレートが用意されているツールを選びましょう。

機能の充実度で選ぶ

機能の充実度も、確認してください。

自社が最低限必要とする機能を予め整理すれば、資料作成ツールを選びやすくなります。
一見、多機能な資料作成ツールは魅力的に感じますが、不要な機能は使わなくなる可能性もあります。

また、複数の資料作成ツールを使い分けることにより、必要な機能を揃えるのも良いでしょう。

導入・運用にかかる料金で選ぶ

導入・運用にかかる料金も選ぶポイントです。

資料作成ツールの料金形態には「完全無料」「基本無料で一部の機能は有料」「有料」があります。

機能やデザイン・テンプレートが充実している資料作成ツールほど、料金が高い傾向にあります。
自社の予算を明確にして、資料作成ツールを選びましょう。

社員が感じる使いやすさで選ぶ

社員が感じる使いやすさで選ぶのも、大切です。

操作性は、作業効率を大きく左右します。実際に、資料作成を担当する社員が使いやすいと感じなければ、かえって作業が非効率になるでしょう。

しかし、使いやすさは実際に利用してみなければわかりません。

そこでもし、無料トライアルを活用できるなら、お試しで導入を検討してみると良いでしょう。

おすすめ資料作成ツール7選

続いて、おすすめの資料作成ツール7選を紹介します。

1. Power Point｜日本マイクロソフト株式会社
2. Canva｜Canva Pty Ltd
3. Keynote｜Apple Japan合同会社
4. Googleスライド｜Google合同会社
5. Prezi｜Prezi Inc.
6. Zoho Show｜ゾーホージャパン株式会社
7. PowToon｜PowToon社

Power Point｜日本マイクロソフト株式会社

Power Pointは、オフライン型のツールで、日本マイクロソフト株式会社が提供するOfficeソフトの一つです。

デザイン性に優れ、図表やグラフなども簡単に作成することが可能です。さまざまなアニメーション・エフェクトなども使うことができ、プレゼンに必要な機能が一通り揃っています。
「一度は使ったことがある」という利用者が多いため、PowerPointであれば操作方法の教育に時間や手間を省きやすいです。
PowerPointには複数の有料プランが用意されています。

Power Point

Canva｜Canva Pty Ltd

Canvaは、オーストラリア発祥のクラウド型ツールで、現在は世界190カ国で月間2,000万人に利用されています。

デザインの知識がなくても、見映えの良い資料を効率的に作成可能です。
そして、プレゼン資料用・サムネイル画像用・名刺用・チラシ用などのテンプレートも豊富に提供されています。

Canva

Keynote｜Apple Japan合同会社

Keynoteは、iPhoneやMacで名の知られたApple社が提供する、無料クラウド型ツールです。

30種類以上のテンプレートが用意されており、手早く資料作成を進められます。
また、スライドが切り替わるタイミングやナレーションが入る際の音量調整機能もあり、演出にこだわりを出せます。

Keynote

Googleスライド｜Google合同会社

Googleスライドは、無料で利用できるクラウド型ツールです。

Googleアカウントを所有していればパソコンのOSやデバイスを問わず利用可能。編集画面はPowerPointに似ており、直観的に資料をつくれます。
さらに、提案書・プロフィール、ポートフォリオ用など豊富なデザインも揃っています。
また、変更履歴も無期限に保持されるため、過去の編集内容もすぐに確認できます。

Googleスライド

Prezi｜Prezi Inc.

Preziは、1枚の資料の中でズームインやズームアウトが自在にできる、クラウド型ツールです。

PowerPointなどはスライド式の資料ですが、Preziはカメラワークによる視点移動を主としているため、非常にダイナミックな資料を作成できます。
テンプレートも豊富で、今後いっそう多くの人に利用される資料作成ツールとして期待されています。

Prezi

Zoho Show｜ゾーホージャパン株式会社

Zoho Showは、無料のクラウド型ツールで編集画面はPowerPointに似ています。

ビジネスの効率化を実現するためのツールを多数開発しているZoho。
Zoho Showは、CRMや他のZohoツールと連携することもできます。図表やグラフの作成も素早く行うことができ、使い勝手の良いツールです。

Zoho Show

PowToon｜PowToon社

PowToonは、動画を利用した資料を作成する際に適したクラウド型ツールです。

多種のキャラクターやテンプレート・サウンドトラックも使用でき、視覚的に訴えやすい資料を作成できます。
高度な動画編集のスキルが無くても、オリジナルの動画を簡単につくれる点が魅力です。
150ヵ国以上で、77万社の企業と3,000万人のビジネスパーソンに利用されています。

PowToon

資料作成ツールを活用した資料作りの注意点

では、資料作成ツールを活用した資料作りでの注意点を4つ紹介していきます。

1. 編集権限を管理する
2. 文字装飾のルールを統一する
3. 余白をつくり見やすいデザインにする
4. 図やグラフを多めに取り入れる

編集権限を管理する

まず、編集権限をしっかり管理しましょう。

編集権限の管理が疎かになると、誰でも自由に編集可能になります。すると、予期せぬトラブルや情報漏洩のリスクが起こり得るでしょう。

重要な資料も多く扱うため、編集権限についても取り決めをしてください。

文字装飾のルールを統一する

また、フォントや行間、改行など文字装飾のルールを統一しておきましょう。

フォントが箇所によって異なったり、行間や改行にルールを設けず作成した資料は統一感が生まれません。
資料を読む相手を想定し、文字装飾のルールを統一させたうえで資料作成をしましょう。

余白をつくり見やすいデザインにする

資料作成においては、余白を作り出し見やすいデザインにすることも大切です。

文字や図ですべて埋め尽くされた資料は、とても読みづらいでしょう。
資料作成をする際は、情報を盛り込むことを考える場合が多いです。しかし、見やすさも重視して余白をつくることも意識すると良いでしょう。

図やグラフを多めに取り入れる

図やグラフを多めに使うと取り入れると、見やすい資料を作成できます。
文字や数字のみで埋め尽くされた資料は読み手を疲弊させます。

特に数値で表すデータは、棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなどで表すことで読み手が理解しやすくなるでしょう。

資料作成ツールを利用するメリット4つ

では最後に、資料作成ツールを利用する4つのメリットを紹介していきます。

1. フォーマットやテンプレートを活用できる
2. 図表やグラフも作成しやすい
3. 資料を社内で共同編集できる
4. スマートフォンでも編集作業ができる

フォーマットやテンプレートを活用できる

まず、フォーマットやテンプレートが活用できる点です。

資料作成ツールには予め見映えの良いフォーマットやテンプレートが用意されており、整った資料を手軽に作成できます。
労力や時間の削減にもつながるため、業務が捗るでしょう。

図表やグラフも作成しやすい

資料作成ツールを利用すれば、図表やグラフも手軽に作成できます。

予め用意された図表やグラフのテンプレートを利用すれば、必要な情報を入力するだけで整った資料が完成します。
図表やグラフの作成は、比較的手間がかかりますが、そういった悩みもツールがあれば心配いりません。

資料作成ツールを活用して、効率的に図表やグラフも載せていきましょう。

資料を社内で共同編集できる

資料作成ツールを使えば、社内で共同編集もできます。

複数人でファイルの共有や編集を行うことができるため、時間や場所を問わず資料内容を共有しながら編集できます。

スマートフォンでも編集作業ができる

アプリにも対応したツールなら、スマートフォンでも編集作業が可能です。

社外でも、スマートフォンから編集作業ができるため、移動時間などを有効に活用することも可能です。

まとめ：資料作成ツールを活用して高品質なプレゼン資料を作成しよう

資料作成ツールを活用すれば、整った資料を効率的に作成できます。

ビジネスにおいて資料作成が必要となる場面は多いでしょう。そこで、資料作成を効率的に進められれば全体の生産性向上にもつながります。

とはいえ、資料作成ツールにはたくさんの種類があり、どれを使うべきか迷うでしょう。

そこで、本記事で紹介した選び方のポイントを参考に導入するツールを検討してみてください。自社に合った資料作成ツールを活用して、効率的にわかりやすい資料を作成していきましょう。