「営業情報共有は大切なの？」
「具体的にどのような情報を共有すべきか知りたい」
営業の情報共有に関するこのような悩みを抱えていませんか？
営業の情報共有は、営業活動を行うために非常に重要なプロセスの一つです。顧客情報や進捗状況などの共有は、チーム全体の連携をスムーズに行い生産性向上のために欠かせません。
そこで本記事では、営業における情報共有の重要性や具体的な方法を紹介します。共有すべき情報についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
この記事の内容
営業情報共有を行う重要性
そもそも、営業における情報共有はなぜ重要なのでしょうか。それは、大きく4つあります。
- 迅速なレスポンスを実現できる
- 営業の属人化を防げる
- チームワークやモチベーションを高める
- 組織全体の生産性向上につながる
迅速なレスポンスを実現できる
営業情報共有を行うと、迅速なレスポンスを実現できます。
なぜなら、適切な営業情報共有により顧客にニーズを把握でき一貫性のあるサービスを提供できるからです。
顧客に「とても対応が早いですね」と好印象を持ってもらえる可能性もあるでしょう。
しかし、適切な営業情報共有ができなければ、同じ顧客に複数の営業担当者がアプローチするため無駄なコストがかかります。
統一したアプローチではないため、顧客が会社に不快感を抱く恐れがあります。
そのため、営業情報共有を適切に行うことが、迅速なレスポンスの実現につながるのです。
営業の属人化を防げる
営業の属人化を防ぐこともできます。
営業において顧客情報や人脈、トークスクリプトなどの営業のノウハウは会社にとって重要な情報です。
しかし営業活動は、部署やチーム単位で区分されても、日々の顧客とのやり取りは個人活動になる傾向にあります。
従来の営業スタイルは、個人の営業パーソンに依存していました。
営業活動が属人化すると、営業パーソンの退職や異動によってノウハウは社内に残りません。
営業活動のノウハウの蓄積がなければ新人教育に時間がかかったり、営業活動の課題の抽出と改善点を考案できなかったりなどのデメリットが生じます。
営業情報共有により営業の属人化を防ぐことで、会社全体のスキルアップが見込め、営業力を高められます。
チームワークやモチベーションを高める
チームワークやモチベーションを高めることにもつながります。
営業の成果は打ち合わせや商談に臨む意欲や姿勢が大切です。
しかし、コミュニケーションがなければ、チームの士気は高まりません。
営業情報共有により自然とチーム内での会話が活発化され、コミュニケーションが促進されます。役割分担が明確化し、目標を共有できるなどメリットも生まれるでしょう。
こまめな情報の共有でチーム全体の一体感を持たせつつ、個々人のモチベーションを高められれば、仕事にも良い影響を生み出します。
組織全体の生産性向上につながる
組織全体の生産性向上につながるため、営業情報共有は重要です。
情報の透明性が高まり、部署が持つ情報の偏りが解消され、各部署が最適な判断ができます。
また、各部署で共有することで、顧客のニーズに合ったより良い企画や製品開発につながるでしょう。
顧客からの問い合わせやクレームに迅速に対応できるため、顧客満足度の向上につながり、組織全体の生産性向上につながるのです。
営業情報で共有すべき情報
では、営業情報で共有すべき情報にはどのようなものがあるのでしょうか。共有すべき情報は3つあります。
- 顧客情報
- 商談概要と詳細
- 過去の営業事例
顧客情報
まず、営業で共有すべき内容は、顧客情報です。
顧客情報といっても、顧客や取引先の属性だけではなりません。
過去の取引歴などの情報を共有することで、顧客のニーズに合ったアプローチができます。
トラブルの有無についても共有しておくと、スムーズに取引を進められるでしょう。
また、営業担当者が変更となった場合や顧客側の担当者が変わっても、顧客情報の共有により継続的な関係を維持できます。
商談概要と詳細
商談日時、提案している商品やサービス、プレゼン内容の情報共有が大切です。
営業担当者が不在の場合でも、情報共有によりチームメンバーが状況を把握しているため、顧客からの急ぎの問い合わせにも対応できるでしょう。
過去の営業事例
過去の営業事例も共有すべき情報の一つです。
結果的に成功または不成功なのか、その後の対応について詳細に記録します。
不成功となった原因を明確化でき、次の商談に活かせます。
成功した商談の事例は、顧客や業界のニーズの把握や営業ノウハウの共有となり、次の商談でも成功につなげられます。
営業の情報共有を実施する注意点
次に、営業の情報共有を実施する際の注意点について3つ紹介します。
- 情報共有のルールや範囲を具体化する
- プライバシーや情報漏洩に注意する
- 情報共有に対する抵抗感を拭う
情報共有のルールや範囲を具体化する
情報共有のルールや範囲を具体化することは、営業の情報共有を実施するうえで重要です。
共有事項やタイミング、方法など、実施する内容を具体化しなければなりません。
いくら情報共有していても、人材ごとに知識量に偏りがあると生産性の低下につながりかねません。
これらの問題を解決するために、チーム内で情報を共有し隔たりをなくすことが大切です。
プライバシーや情報漏洩に注意する
プライバシーや情報漏洩にも注意しなければなりません。
情報を共有することで情報が不正利用されたり、外部に漏洩したりする恐れがあります。
そのため、下記のような対策が必要です。
- ルールの策定
- セキュリティの強化
- 顧客からの許可の取得
- 情報共有の範囲の設定
これらの対策によりプライバシーや情報漏洩に注意したうえで、営業情報共有をしていくようにしましょう。
情報共有に対する抵抗感を拭う
適切な営業情報共有には、情報共有に対する抵抗感を拭うことも大切です。
特に営業のノウハウや知見は、他人に共有したくない方もいつかもしれません。
しかし営業は個人の能力だけでなく、チーム全体として目標達成に向けて進んでいく必要があります。
また、情報共有が活発化すれば、自身にも知見やノウハウが蓄積されます。
情報共有の具体的な方法は、以降で紹介しますのでぜひ実践してみてください。
営業の情報共有における具体的な方法4つ
では最後に、営業の情報共有における具体的な方法を4つ紹介します。
- 営業会議の実施
- 社内SNSの活用
- SFAシステムの活用
- CRMシステムの活用
営業会議の実施
1つ目の方法は、営業会議の実施です。
営業会議を実施することで定期的な情報共有ができ、営業チームのメンバーが一堂に会する機会ともなります。
メンバー同士が直接会話することで、お互いの考え方やアプローチについて理解し、信頼関係を築くことができます。
チームで営業情報共有ができるため、チーム全体で最適な判断が可能です。
社内SNSの活用
2つ目の方法は、社内SNSの活用です。
社内SNSを活用する最大のメリットは、場所や時間にとらわれず利用できること。
情報の共有が簡単にできるだけではなく、コミュニケーションが活性化します。
また、SNSの機能にはタグ付けやカテゴリ分けもあるため、管理がしやすくなるでしょう。
SFAシステムの活用
3つ目の方法は、SFAシステムの活用です。
SFAシステムは、営業プロセスを自動化し営業担当者が効率的に業務を行うことができるシステムです。
例えば、見込み顧客の情報や営業活動履歴の管理、見積書の作成、契約書の発行などが自動化され、効率化を図れます。
また、顧客情報や商談情報などを共有しやすくなるため、手軽な営業分析も可能に、人為的なエラーが減少するなどのメリットがあります。
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CRMシステムの活用
4つ目の方法は、CRMシステムの活用です。
CRMシステムは、顧客情報と営業活動情報を一元化でき、取引先との関係性を改善するためのシステムです。
顧客情報の共有が容易になるだけではなく、商談ステージの管理やフォローアップの自動化も可能。営業のプロセスを自動化できるため、効率的に取り組めます。
例えば、営業担当者が見込み顧客に関する情報をシステム上で共有すれば、チーム全体での情報共有がスムーズに行われます。
情報漏洩の防止や正確な情報の共有さが行えるでしょう。
顧客情報の管理を安全かつ効率化するためには、CRMシステムが有効です。
まとめ：営業の情報共有を活発化して生産性向上につなげよう
営業情報共有により、迅速なレスポンスを実現できたり、チームワークやモチベーションを高めたりといった利点があります。
一方で情報共有のルールや範囲の具体化、情報漏洩に注意しなければ大きな損害を生み出しかねません。
本記事で紹介した注意点を踏まえたうえで営業情報共有を活発化し、生産性向上につなげましょう。
