「営業フローチャートは、どのように作成したらいいの？」
「営業フローチャートを書く前に押さえるべきポイントは？」
そのようなお悩みを抱えている方もいるでしょう。
営業フローチャートとは、営業活動の手順や処理などをわかりやすく示した図です。
本記事では、営業フローチャートを書くステップと書き方のポイントを解説します。
営業フローチャートにより日々の業務の質を高められるので、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。
この記事の内容
営業フローチャートを作成するメリット5つ
まずは、営業フローチャートを作成するメリットを5つ紹介します。
- 営業活動の流れを可視化できる
- 営業活動の改善点を洗い出しやすくなる
- 対応漏れの予防になる
- 営業スキルが共有しやすくなる
- 問題発生時も素早く対処しやすくなる
営業活動の流れを可視化できる
営業フローチャートによって、営業活動の流れを可視化できます。
そのため営業活動のマニュアルとして保管しておけば、新人や異動の人材に対して業務の流れを説明する際にも使用できます。
営業活動の改善点を洗い出しやすくなる
営業フローチャートは、営業活動の改善点を洗い出すきっかけになります。
どのプロセスを改善すべきかを検証し、無駄であると判断したプロセスは思い切ってカットするという判断ができるでしょう。もしくは、外注やシステムの自動化に切り替えるという決断も取れます。
課題の洗い出しから、改善策の立案までもしやすくなるでしょう。
対応漏れの予防になる
営業フローチャートに沿って業務を遂行すれば、対応漏れの予防にもなります。
対応漏れを起こすと、顧客へ大きな不信感を与えてしまい失注につながるリスクがあります。
例えば、新人の営業マンの場合、営業フローを一通り頭に入れているつもりでも対応が漏れてしまうことはあるでしょう。もちろん、新人でなくても多忙なときは対応漏れを起こすリスクがあります。
現在の対応状況を営業フローに照らし合わせて、常に「対応漏れがないか」確認する習慣をつくると良いでしょう。
営業スキルを共有しやすくなる
営業フローチャートを作成することにより、営業スキルの共有がしやすくなります。
成績の良い営業担当者のみに売上のほとんどを依存している状態は、早めに改善しなければいけません。なぜなら、成績の良い営業担当者が異動・退職してしまった際は大きく売上が下がるからです。
そこで優秀な成績を持つ営業担当者が在籍している場合、その人のプロセスを参考にしながら営業フローチャートを作成させるのも一つの手でしょう。そして営業フローチャートを共有することで、組織全体にスキルの基準を汎用させられます。
高い営業スキルを可視化した営業フローチャートは、組織内の営業スキル均質化・生産性の底上げにつながります。
問題発生時も素早く対処しやすくなる
問題発生時も、営業フローチャートを活用することで素早く対処できます。
慌ててしまいやすい問題発生時こそ、冷静に営業フローチャートを見て、どのプロセスで問題が生じたかを特定しましょう。問題が生じたプロセスをいち早く認識すれば、次のプロセス以降に問題が拡大するのも防げます。
営業フローチャートの書き方4ステップ
営業フローチャートの書く際は、以下の4ステップに沿って作成しましょう。
- 作成目的を明確にする
- 関係者のタスクを洗い出す
- タスクを時系列に沿って整える
- 作成後も内容を改善をする
作成目的を明確にする
最初に、営業フローチャートの作成目的を明確にしましょう。
営業フローチャートを「いつ」「誰が」「どのように」活用するのかを具体的にイメージすると、作成目的を意識できます。
「作成したら役に立つかもしれない」という考えでは、実用性が低い営業フローチャートを作成してしかねません。まず目的を明確化させる工程は必ず踏んでください。
関係者のタスクを洗い出す
次に、営業活動に携わる関係者のタスクを全て洗い出しましょう。
現在、「誰が」「何のタスク」を担当しているかを書き出して整理します。
タスクを時系列に沿って整える
洗い出した関係者のタスクを、時系列に沿って整える作業も必要です。
各タスクを「いつ」行うのか順番を整理することで、営業フローチャートが完成します。
営業活動は「顧客へのアプローチ」から「成約」までの一連の流れがありますが、各タスクを適切なタイミングで遂行しなければ上手くいきません。
特に多忙な時はタスクの順番を誤るケースもあるので、時系列に沿ってタスクを可視化した営業フローチャートは、心強い指針となるでしょう。
作成後も内容を改善をする
営業フローチャートは一度作成したら終わりではなく、内容を改善し続けましょう。
作成したフローチャートは、あくまで現時点での営業活動を可視化したものです。プロセスの変更や改善すべき点が生じた際は、すぐに営業フローチャートにも反映させることが重要です。
営業フローチャート作成時のポイント4つ
では、営業フローチャート作成時のポイントを4つ紹介します。
- シンプルにわかりやすく書く
- 図形や記号も用いて作成する
- 客観的なデータを根拠にする
- 複数パターンの営業フローチャートを作成する
シンプルにわかりやすく書く
営業フローチャートは、なるべくシンプルに書くのが鉄則です。
誰もが直観的に営業の流れを掴めるような営業フローチャート作成を目指しましょう。
文字の量が多すぎる見づらい営業フローチャートは、最終的に誰の目にも触れなくなるリスクがあるため注意してください。
図形や記号も用いて作成する
営業フローチャートは、図形や記号を用いてわかりやすく作成することも大切です。
下記の表で、フローチャート作成で使用される代表的な3つの図形について紹介します。
| 意味 | 記入例 | |
|---|---|---|
| 各丸長方形 | 営業業務の開始と終了 | 【開始の場合】 ・月曜日9時 ・顧客からの問い合わせ 【終了の場合】 顧客からの振込確認 |
| 長方形 | プロセス・処理 | ・契約書作成 ・請求書送付 |
| 菱形 | 判断 | 申込書に記入漏れがあるか |
角丸長方形で表す「開始・終了図形」には、営業活動の業務を開始もしくは終了するきっかけになることを書きます。
例えば、開始の場合は「月曜日9時」や「顧客からの問い合わせ」、終了の場合は「顧客からの振込確認」などになります。
長方形で表す「プロセス・処理図形」には、営業活動のプロセスや処理内容を記載します。例えば「契約書作成」「請求書送付」などが該当しますが、内容は簡潔に書きましょう。
そして、菱形で表す「判断図形」には「はい」か「いいえ」を答えとする判断事項を書き込みます。
例えば、菱形の中に「申込書に記入漏れがあるか」という判断事項を書いたとしましょう。その後、菱形からは「はい」「いいえ」の2つの矢印を出します。「はい」の矢印であれば「申込書を返却」などというプロセス・処理図形につながります。
一方、「いいえ」の矢印の場合は「申込処理をする」のようなプロセス・処理図形につなげます。
客観的なデータを根拠にする
営業フローチャートの作成の際は、客観的なデータを根拠にしましょう。
客観的なデータは、過去の営業活動履歴を振り返ることで抽出できます。
例えば、過去の「新規顧客の成約事例」に着目した際、最初に約30件の新規顧客にアプローチしていたことが判明したとしましょう。その場合は過去のデータを根拠にして営業フローチャートに「最低30件の新規顧客へアプローチする」というプロセスを組み込めます。
客観的なデータが根拠となるプロセスを落とし込めば「30件ほどのアプローチで成果を出せる」という営業担当者のモチベーションにもつながるでしょう。
複数パターンの営業フローチャートを作成する
営業フローチャートは、複数パターンを作成するのがおすすめです。
一口に「営業」と言ってもさまざまなパターンがあります。
例えば「新規顧客」か「既存顧客」かのように顧客対象によっても、営業フローは変わってくるでしょう。
また「新人用」「中堅の営業担当者用」というように担当者によって営業フローが異なる場合も、パターン別の作成が必要です。
まずは自社の営業活動を振り返り、何パターンの営業フローがあるかを把握しましょう。あらゆるパターンに対応した営業フローチャートを作成することで、営業活動を柔軟に進められます。
まとめ
営業フローチャートを作成することにより、営業活動を着実に進めやすくなります。また、対応漏れの予防などリスク管理にも役立ちます。
最初に作成の目的を明確にしておけば、さまざまな人材に対して活用できる工程マニュアルになるでしょう。
なお重宝される営業フローチャートは「シンプルでわかりやすい」であることを忘れてはいけません。文字の量は最小限にして図形や記号を活用し、誰が見てもすぐに内容を理解できるものを作成しましょう。
