「架電とはどのような業務を指しているの？」
「上司に架電の件と言われたけど、どういう意味か分からない…」
仕事をしている中で、このように悩んだ経験がある方もいるのではないでしょうか。
「架電」とは電話をかける行為のことです。架電は、ビジネス用語としては広く使用されているものの、プライベートではほとんど使われません。
営業やカスタマーサポート関連の業務では頻繁に使用されるため、仕事をする上で理解しておく必要があります。
そこで本記事では、架電の意味やビジネスシーンでの使い方、ポイントについてご紹介します。
架電の意味や使い方で悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
この記事の内容
架電とはビジネスシーンで電話をかける行為のこと
まずは、架電の意味を紹介します。
「架電」とは、ビジネスシーンで電話をかける行為のことです。
かける・かけ渡すを意味する「架」と電話を指す「電」を組み合わせた言葉です。
プライベートで家族や友人、知人に架電を使うシーンはほとんどありません。
しかし、ビジネスシーンでは非常に多く活用される用語です。
特に、見込み顧客への営業電話や取引先への問い合わせは、架電と呼ばれます。
架電と荷電の違い
荷電は、物理学的な概念であり、電子や陽子などが持つ電気の性質を示す用語です。
読み方も似ている上に、「電」が入ることから電話業務に関係する用語と思われるでしょう。
しかし、電話をかける架電とは全く関係がないので注意してください。
架電の類義語は「電話」「通話」「呼び出し」「発信」
架電には、いくつかの類義語が存在します。代表的な用語には、電話や通話、呼び出し、発信などが挙げられます。
- 電話：日常生活で使用する電話で話している状態やかける行為のこと
- 通話：電話を通して話をすること
- 呼び出し：人を呼んで来させること。呼び出し電話として使用される
- 発信：情報を発すること。電話をかける意味でも使用される
特に「電話する」や「通話する」といった表現は、日常生活では自然と使われる表現でしょう。
これらの言葉も、電話をかける行為を指すものです。シーンに合わせて使い分けましょう。
架電の対義語は「入電」「受電」「着電」
架電の対義語として、入電や受電、着電などの表現があります。
架電の対義語となる受信側の動作や状態を表現する言葉として、入電や受電、着電があります。
- 入電：ビジネスでは顧客から電話がかかってくること
- 受電：オフィスに電話があり、それに応えること
- 着電：電話がかかってきたときに使う
なお、一般的な用語とビジネスシーンでは意味が異なります。シーンに合わせて適切な使い分けが必要です。
架電の営業・ビジネスシーンでの意味と使い方・例文
次に、架電の営業・ビジネスシーンでの意味や使い方、例文を5つ紹介します。
- 架電の件とは電話で話した要件のこと
- 架電件数とは電話をかけた件数のこと
- 架電リストとは電話をかける相手・顧客のこと
- 架電ありとは電話がかかってきた旨を伝えること
- 再架電するとは電話をかけ直すこと
架電の件とは電話で話した要件のこと
「架電の件」とは、電話を使って相手とコンタクトを取り、商談などのやり取りを行った要件のことです。
架電の件を非常に丁寧な表現に言い換えると「先ほどお電話でお話しさせていただいた件につきまして」となります。
しかし、1日に数十〜数百件にも及ぶ電話をする担当者にとって、こうした表現は長く感じるでしょう。
そこで、架電の件と省略した表現がフレーズとして活用されるようになりました。
例文：先日させていただいた架電の件ですが、ご状況いかがでしょうか？
架電件数とは電話をかけた件数のこと
「架電件数」とは、営業やコールセンターなどで行われる電話活動において、実際に電話をかけた回数や件数のことです。
架電件数は、業務の効率性や成果の評価、達成度の測定などに使用される重要な指標です。
具体的な数字で示すことで、営業担当者やコールセンタースタッフの活動量や成果を客観的に把握できます。
例文：営業担当者は、先週の架電件数を増やすために積極的に顧客に連絡を取りました。
架電リストとは電話をかける相手・顧客のこと
「架電リスト」は、特定の目的やターゲットに基づいて作成される電話をかける相手のリストです。
営業担当者は、架電リストを活用して、効率的に顧客とのコンタクトを取れます。
顧客の属性や興味関心に基づいて架電リストをカスタマイズし、成果的な架電を実現します。
例文：新商品の導入に関心を持ちそうな顧客を含む架電リストを作成しました。
架電ありとは電話がかかってきた旨を伝えること
「架電あり」とは、担当者が不在のときに電話を代わりに受け、担当者が戻ってきたその旨を伝える際の表現です。
本来であれば、架電は電話をかける意味で使い、相手からかかってきた電話を架電ありと表現するのは適切ではありません。
しかし、ビジネスシーンにおいて、このように表現する機会は多くあります。
例文：先ほど、〇〇様から明日の商談についての架電がありました。
再架電するとは電話をかけ直すこと
「再架電」とは、最初の架電が不成功だった場合に、後日電話をかけ直すことです。
時には、相手方のスケジュールや状況によって電話が受けられない場合があります。
しかし、その後のタイミングで再度コンタクトを試みることで、ビジネスの機会を保てます。
例文：昨日の架電は繋がらなかったため、再架電リストに追加して次回のコンタクトを予定しています。
架電業務がある主な仕事6選
ここでは、架電業務がある主な6つの仕事を紹介します。
- 電話を使った業務がメインのコールセンター
- 電話でサービスや商談を取るテレフォンアポインター
- 顧客への電話が欠かせない営業職
- 社内外との関わりが多い営業事務職
- 希望する人材や条件を確認する人材紹介
- 顧客への問い合わせに対応する社内のお客様担当窓口
電話を使った業務がメインのコールセンター
コールセンターは、顧客からの問い合わせやサポート要求に電話を通じて対応する重要な業務です。
代表的な例として、製品の動作トラブルの解決、サービスに関する情報提供、クレームの処理などが挙げられます。
対話のスキルと専門知識を駆使して、顧客満足度の向上に貢献します。
電話でサービスや商談を取るテレフォンアポインター
テレフォンアポインターは、電話を通じて新規顧客を獲得したり、商品やサービスの案内・販売を行う役割を担います。
冷やかしや拒否などの困難な事例に対処しながら、効果的なプレゼンテーションと説得力あるコミュニケーションスキルを持ち、成果が求められます。
顧客への電話が欠かせない営業職
営業職は、新規顧客の獲得や既存顧客の関係構築を図るために、電話を活用する重要な役割を果たします。
商品やサービスの提案、価格交渉、契約締結など、電話を通じて商談を進め、売上を拡大する役割を担います。
社内外との関わりが多い営業事務職
営業事務職は、内外の関係者との連絡を円滑に進めるために電話を利用します。
見積もりの作成や受注管理、スケジュールの調整など、営業活動をサポートする重要な業務です。的確な情報共有と円滑な連携が求められます。
希望する人材や条件を確認する人材紹介
人材紹介業界では、求職者やクライアント企業のニーズにあった人材や希望を確認する役割が重要です。
求職者の希望条件やスキル、企業の要望をヒアリングし、適切なマッチングを図るためにはコミュニケーション能力と情報収集能力が欠かせません。
顧客への問い合わせに対応する社内のお客様担当窓口
お客様担当窓口は、顧客からの問い合わせや要望に電話で対応します。
商品に関する情報提供や注文の受付、配送状況の確認など、顧客満足を向上させるために重要な役割を果たします。
正確な情報提供と丁寧な対応が求められます。
架電業務に向いている人の特徴3つ
では、架電業務に向いている人の特徴を3つ紹介します。
- 話す・聞くが両方好き
- イレギュラーな状況も冷静に対応できる
- 気持ちの切り替えが上手
話す・聞くが両方好き
架電業務に向いている人は、話す・聞くのが共に好きな人です。
電話を通じて効果的な情報交換や意見のやり取りを行うため、相手の話を注意深く聞きながら適切な返答をするスキルが求められます。
また、自分の意見や提案も明確に伝えることができるため、円滑なコミュニケーションを築けるでしょう。
イレギュラーな状況も冷静に対応できる
イレギュラーな状況でも冷静に対応できる人も架電業務に向いているでしょう。
架電業務は、予測不能な状況やクレームなどの難しい問題にも直面する場合があります。
そこで焦ってしまうと、平常心で対応できずミスを起こしかねません。
冷静に対応できる人は、プレッシャーやストレスがかかる状況でも冷静に判断でき、適切な対応ができるでしょう。
混乱せずに問題を解決し、顧客やクライアントとの信頼関係を維持することが重要です。
気持ちの切り替えが上手
気持ちの切り替えが上手な人も架電業務に向いています。
架電業務では、さまざまな相手と接触し、異なる状況に対応しなければなりません。
電話をかける相手や話題が変わっても、素早く気持ちを切り替えて適切なトーンやスタイルで対応できるでしょう。
相手に適切な印象を与え、円滑な対話を実現できます。
架電業務のコツ・テクニック5つ
それでは、架電業務のコツ・テクニックを5つ紹介します。
- 断られることが当たり前の認識を持つ
- セールス感の出ないワードを選択する
- ターゲットへつながりやすい時間帯に電話をかける
- データや数値を提示して納得感を与える
- トークスクリプトを用意する
- 断られることが当たり前の認識を持つ
架電業務では、相手から断られることはよくあります。
最初からすべての架電が成功するわけではありません。成功だけを追求せず、断られることも含めて受け入れ、その経験を次に活かす覚悟が必要です。
断られた場合でも諦めず、次の架電に活かすための教訓としましょう。
セールス感の出ないワードを選択する
相手が警戒心を抱かないように、セールス感の出ない言葉選びが大切です。
過度なプレッシャーや押し売りの印象を与えるワードは避け、相手のニーズや関心に合った内容を伝えましょう。
さらに、親しみやすいトーンで話すことで、相手とのコミュニケーションを円滑に進められます。
ターゲットへつながりやすい時間帯に電話をかける
ターゲットとなる相手のスケジュールを考慮し、つながりやすい時間帯に電話をかけることが重要です。
個人と法人で、それぞれ架電の良い時間帯は異なるので注意しましょう。下記の通りです。
| 個人 | 昼休憩後～夕方 勤務時間後 |
|---|---|
| 法人 | 午前中 夕方 |
業種によって、架電の良い時間帯は異なる場合があるので注意しましょう。
通勤時間や昼食後など、相手がリラックスして話せる時間帯であれば、効果的なコミュニケーションを図れるでしょう。
データや数値を提示して納得感を与える
相手に納得してもらうためには、具体的なデータや数値の提示が効果的です。
商品やサービスの特徴や効果を裏付けるデータを用意すれば、相手に説得力を持った情報を提供できます。
納得感を与えることで、相手の興味関心を寄せられるため、コンバージョン率も高められるでしょう。
トークスクリプトを用意する
架電業務では、流れや肝心なポイントを押さえた台本になるトークスクリプトを用意してください。
トークスクリプトがあれば、架電時の安心材料となり、営業にも集中して臨めるでしょう。
ただし、トークスクリプトはあくまでガイドラインであり、相手の反応や状況に合わせて柔軟な対応も求められます。
相手が電話に出やすい時間帯を調査して、不快に思われないタイミングで架電しましょう。
トークスクリプトに頼りきるのではなく、補助ツールと思っておきましょう。
なお、トークスクリプトの作成方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
テレアポではトークスクリプトが重要！トークスクリプト作成のポイントは？
架電に関するよくある質問
では最後に、架電に関するよくある質問を3つ紹介します。
- 架電業務がきついのは本当ですか？
- 架電は何時までしても良いですか？
- 架電は目上の人に使っても失礼にあたりませんか？
架電業務がきついのは本当ですか？
架電業務のきつさは、個人の経験や適性によって異なります。
特に、営業ノルマの基準が厳しければ、きついと感じる方は多いでしょう。
架電は、コミュニケーションスキルや忍耐力が求められるため、全員に適性がある業務ではありません。
しかし、適切なトレーニングやスキルの磨き方によって、架電業務を効果的にこなせるようになります。
ポジティブな姿勢と適度なストレス管理が大切です。
架電は何時までしても良いですか？
架電をする時間帯は、相手の都合や社会的なマナーに配慮しなければなりません。
一般的には、早朝や夜の時間帯での架電は避けるべきです。
午前9時から午後8時までの間が電話の受付時間として一般的です。
しかし、業種や地域によって異なります。
相手のスケジュールを尊重し、適切な時間に架電するように心掛けましょう。
架電は目上の人に使っても失礼にあたりませんか？
上司など目上の人に架電という表現をしても、問題はありません。
しかし、使用しないほうが無難です。
架電ではなく「先日お電話した件ですが」や「先ほどお電話を差し上げた件ですが」といった、表現を使った方が丁寧な印象を与えられます。
表現一つで相手からの印象は大きく変わるため、注意しましょう。
まとめ：架電はシーンや相手・使い方を選んで活用しよう
「架電」とは、電話をかけるという意味です。
ビジネスシーンではよく使用される表現ですが、業務やコミュニケーションを円滑に進めるために理解しておきましょう。
なお、架電業務には、コミュニケーションスキルや冷静な判断力、柔軟な対応力などが必要です。
また、架電業務を成功させるためには、断られる覚悟や適切なタイミング、説得力のある情報提供、そしてトークスクリプトの用意が大切です。
架電の意味や業務について理解し、シーンや相手を選んで正しく使用しましょう。
